Les retours dâexpĂ©riences des hĂŽtes du rĂ©seau TWIZA depuis plusieurs annĂ©es nous ont permis de collecter les bons conseils pour Ă©viter de te retrouver au matin de ton chantier participatif avec la moitiĂ© de ton Ă©quipe prĂ©sente pour cause de lapin dâun ou plusieurs bĂ©nĂ©voles (oui ça peut arriver, donc on tâinvite Ă suivre ces quelques conseils !)
1- Faire un appel tĂ©lĂ©phonique au moment de lâinscription du bĂ©nĂ©vole.
Cela a plusieurs avantages :
1- On passe du 100% virtuel sur une plateforme web Ă 2 personnes qui Ă©changent de vive voix et qui sâengagent mutuellement (pour lâhĂŽte Ă accueillir le bĂ©nĂ©vole et pour le bĂ©nĂ©vole Ă se rendre disponible). *Et il est beaucoup plus dure de poser un lapin Ă quelquâun quâon a eu au tĂ©lĂ©phone et avec qui on sâest engagĂ© de vive voix que de planter un inconnu avec qui on a juste Ă©changĂ© un mail ou un sms !
2- Cela permet de rappeler aux bĂ©nĂ©vole les conditions dâaccueil (hĂ©bergement / repas / rĂ©gime alimentaire spĂ©cifique) et donc de sâassurer des 2 cotĂ©s que vous ĂȘtes bien ok avec le deal proposĂ©.
3- Cela permet dâĂ©couter le bĂ©nĂ©vole sur ces attentes et motivation. Pourquoi a t il choisi ton chantier parmi les 450 chantier proposĂ©s sur le rĂ©seau? Si il/elle a Ă coeur dâapprendre une technique dâĂ©co-construction en particulier, cela te permettra de le/la prĂ©venir si jamais le chantier se dĂ©cale (ça aussi ça arrive ) pour Ă©viter les Ă©ventuelles dĂ©ceptions !
4- Enfin, rien de tel quâun appel tĂ©lĂ©phonique de quelques minutes pour sentir le feeling entre vous. Est ce que les attentes du bĂ©nĂ©vole concernant ton chantier et ton accueil sont bien en phase avec ce que tu proposes ? Votre Ă©change tĂ©lĂ©phonique permettra de bien clarifier et dâidentifier que peut ĂȘtre ton chantier nâest pas celui que le bĂ©nĂ©vole recherche. Et on vous assure mieux vaut le repĂ©rer en amont quitte Ă avoir un bĂ©nĂ©vole en moins plutĂŽt que dâaccueillir un bĂ©nĂ©vole avec qui le feeling ne passe pas !
Pour ne rien oublier des sujets Ă aborder au cours de cet appel, on tâa prĂ©parer une petite check list que voici : La check list pour lâappel dâinscription
2- Faire un petit sms de rappel quelques jours avant le début du chantier
Ce conseil vaut surtout si les bĂ©nĂ©voles de ton chantier se sont inscrits plusieurs semaines Ă lâavance.
Dans ce cas mieux vaut leur rafraĂźchir la mĂ©moire un peu avant le chantier pour tâassurer que leur participation nâest pas remise en question.
Dâailleurs avoir fait lâappel dâinscription (conseil N°1) te permet dâavoir le N° de tĂ©lĂ©phone de tous les futurs bĂ©nĂ©voles et câest quand mĂȘme bien pratique !
3- Prendre en compte le risque dâannulation de derniĂšre minute
Que ce soit pour une bonne ou une mauvaise raison, le bénévole peut ne pas pouvoir venir à ton chantier malgré son engagement. A toi de prendre cette donnée en compte quand tu fais ton estimation de bénévoles
Donc si tu as vraiment besoin dâune grosse Ă©quipe sur ton chantier Ă une date prĂ©cise, envisage de prendre une inscription de plus que ce que tu as estimĂ© comme besoin pour prĂ©venir de lâabsence dâun des bĂ©nĂ©voles !
Et si tu as dâautres conseils Ă partager, câest avec plaisir, ajoute les en rĂ©ponse Ă ce message !